Sharing KMM5 “Manajemen Waktu”

Pertemuan KMM R5 tanggal 4 Mei 2011 dihadiri oleh saya sendiri, Pak Idham dan Pak Samyono bertempat di sebuah cafe kecil di Plaza Semanggi.Topik yang dibahas adalah sesuatu yang berhubungan dengan manajemen waktu terhadap bisnis kita. bagaimana kita mensiasati banyaknya task dalam bisnis kita yang sedang tumbuh.

“Semakin berkembang bisnis kita ma…ka kita akan semakin sibuk “, sebagian besar orang akan mengamininya tapi menurut Pak Syam dan Pak Idham hal itu salah.Harusnya semakin besar bisnis kita, kita semakin punya banyak team yang akan membantu kelancaran bisnis kita dengan berjalanya suatu sistem. Sehingga kehadiran kita tidak mutlak setiap hari ada, dan kita tidak disibukkan urusan day to day operasional.

Dalam sebuah bisnis yang semakin tumbuh besar tentu melibatkan banyak orang baik sedikit atau banyak, bukan kita saja sebagai owner bisnis tersebut, bila kita semakin sibuk berarti kita telah gagal dalam leader ship dan manajemen waktu. Buat apa kita punya team tapi team  itu tidak bekerja dan kita tidak bisa mendelegasikan tugas-tugas terhadap team kita.

Artinya kita gagal dalam memimpin team tersebut, yang seharusnya team tersebut mampu membantu kita dalam operasional kegiatan bisnis kita, dan kita bisa lebih fokus pada  hal-hal strategik yang berhubungan bisnis kita tidak lagi menjadi operasional harian. Dan memikirkan langkah ke depan untuk kemajuan bisnis kita.

Betapa seringnya kita mendengar pepatah yang mengatakan ‘Waktu Adalah Uang. Tapi sebenarnya berapa banyak di antara kita yang benar-benar dapat memanfaatkan waktu yang kita miliki dengan sebaik-baiknya? Sebenarnya, jika Anda ingin mengatur bisnis Anda dan membuatnya lebih maju, sebagai permulaan yang Anda butuhkan adalah mengatur waktu Anda. Tak perlu dipertanyakan lagi, pengaturan waktu yang efektif merupakan hal mendasar untuk kesuksesan bisnis anda.

Tak mengejutkan kalau dalam seluruh industri pengaturan waktu jadi sebuah kebutuhan. Tapi jika Anda meninjau lebih dalam, Anda akan dapat melihat bahwa sebenarnya pengaturan waktu tak jauh beda dengan manajeman diri (habbit). Karena pada kenyataanya, Anda tak dapat mengatur waktu, tapi Anda dapat mengatur diri sendiri dan apa yang Anda lakukan dalam setiap kesempatan.

Kebanyakan ahli sepakat bahwa sukses merupakan hasil dari kebiasaan. Oleh sebab itu, langkah pertama yang harus dilakukan adalah memperlancar bagaimana Anda menggunakan waktu, yakni dimulai dengan kebiasaan Anda (kontrol diri). Dan kebiasaan ini dimulai sebagai pembuatan keputusan secara sadar.

Sekali Anda bisa, seterusnya kebiasaan bagus ini jadi hal alami. Dalam banyak kasus, sukses bukan dihasilkan dari hal yang tak biasa, tapi lebih sebagai hasil dari kemampuan seseorang untuk ‘menguasai dan memanfaatkan waktu’. Dengan konsisten menampilkan seluruh tugas penting yang belum sempurna, sejalan dengan waktu aktivitas ini akan berubah jadi pencapaian besar.

Berikut beberapa aturan sederhana yang dapat diikuti untuk melakukan pengaturan waktu yang lebih baik:

  •  Jangan Menangguhkan. Lakukan saat ini juga. Saat orang menunda sesuatu, itu berarti membunuh daya gerak pencapaian pada tujuan saat ini dan menghalangi kesempatan di masa mendatang lantaran waktu yang tersumbat. Cara untuk mencegah penundaan adalah dengan merancang deadline untuk tujuan yang harus dicapai. Menghindari deadline terakhir membawa penundaan yang diatur tujuan sebagai perantara untuk mencapai setingkat demi setingkat menuju tujuan.
  • Lacak Aktivitas Anda. Memori adalah penuntun yang payah, jika ini berhubungan dengan menetapkan bagaimana Anda melewatkan waktu Anda. Cara terbaik untuk merekam aktivitas Anda sepanjang hari adalah dengan mendata apa yang Anda lakukan. Kebanyakan orang akan menemukan kalau mereka memiliki tiga jam dalam tiap hari yang sebenarnya dapat digunakan untuk hal yang lebih membangun atau tindakan yang efisiean. Kurangi waktu yang Anda gunakan untuk bertelepon, day to day operasional bisnis atau surfing di web yang tak menghasilkan apapun, dan batasi kegiatan-kegiatan yang tak penting.
  • Berkonsentrasi Pada Hasil. Banyak orang melewatkan waktu mereka sepanjang hari dengan aktivitas yang hiruk-pikuk, tapi hanya sedikit membuahkan hasil. Itu semua terjadi karena mereka tak berkonsentrasi pada hal yang benar. Jangan terkecoh antara bekerja secara efisien dan bekerja secara efektif. Aktivitas  memang kadang dapat membebaskan dari tekanan tapi itu tak mencapai tujuan Anda. Dengan lebih berkonsentrasi pada sedikit prioritas ‘utama’ secara teratur. Anda dapat mencapai lebih banyak hal dalam waktu singkat.
  • Ingat Prisip 80/20. 20% kunci aktivitas Anda akan memberi Anda 80% dalam bentuk hasil. Tujuan Anda adalah mengubah ini untuk memastikan kalau Anda berkonsentrasi sebanyak usaha yang mungkin Anda lakukan untuk hasil tertinggi dari tujuan.
  • Gunakan Waktu Perjalanan Dengan Bijaksana. Sangat mudah untuk mengabaikan waktu yang dilakukan untuk menempuh perjalanan dalam penafsiran manajeman waktu. Pertimbangkan dengan hati-hati apakah ini merupakan waktu yang sesuai dimana Anda dapat juga menggunakannya secara lebih produktif. Sebagai contoh, jika Anda memilih naik bus atau kereta untuk menuju tempat kerja, apakah ini menyediakan kesempatan untuk membuat penggunaan waktu Anda jadi lebih baik? Atau jika Anda nyetir sendiri, apa Anda bisa mendengarkan rekaman pendidikan atau motivasional yang dapat membuat Anda memperbaiki ketrampilan dan lebih produktif?
  • Bangun Rancangan Aksi. Sebuah rencana tindakan merupakan daftar pendek dari tugas yang harus dilengkapi untuk mencapai sebuah tujuan. Ini beda dengan To Do list dimana fokus utamanya adalah pencapaian tujuan, (dan langkah untuk mencapainya secara spesifik) dari pada hanya membuat tujuan untuk dicapai dalam periode waktu. Kapanpun Anda ingin mencapai sesuatu, buat gambaran gamblang dari rencana tindakan, ini akan memberi Anda kesempatan untuk lebih berkonsentrasi pada tahap pencapaian itu, dan memonitor kemajuannya dalam perwujudan.
  • Merespon Dengan Cepat. Sebagai contoh, urus mail Anda begitu Anda menerima surat. Jangan biarkan tagihan dan surat-surat itu membebani Anda. Jika Anda tak bisa membalas sebuah surat saat itu juga, buat file di tempat khusus yang mudah dilihat, dan tuliskan di amplop tindakan yang dibutuhkan serta tanggal dimana Anda dapat menyelesaikannya.Ketika memungkinkan, lakukan tindakan pada hari yang sama saat Anda menerimanya. Jangan biarkan komputer, meja dan pikiran Anda jadi bertumpuk dengan hal yang tak berguna.
  • Bersikap Tegas. Belajarlah berkata tidak pada orang lain. Waktu Anda sangat berharga. Jadi jangan biarkan orang lain menentukan atau memanfaatkan Anda untuk kepentingan rencana mereka. Batasi gangguan sebisa mungkin. Tutup pintu Anda, matikan nada dering telepon atau minta dengan terus terang agar Anda tidak diganggu.
  • Jadwalkan Waktu Untuk Bersantai. Saat Anda mengatur waktu dan bisnis Anda, pastikan untuk menyisihkan saat untuk bersantai.

Tugas pertama Anda untuk dapat mengatur waktu dengan lebih baik adalah membuat daftar seberapa banyak waktu yang Anda buang sia-sia selama sehari, dari sana atur ulang aktivitas Anda untuk melakukan yang lebih maksimal dalam setiap menit. Lebih dari segalanya, berpegangteguhlah pada rencana Anda. Jadwal yang Anda buat hanya dapat terlaksana dengan benar hanya jika Anda keukeh dengan itu. Nah, dengan mengikuti tips ini kami harap Anda akan memiliki lebih banyak ruang untuk melakukan hal-hal yang ingin Anda capai dalam Bisnis Anda.

Dan Selamat bila anda telah mampu menerapkanya berarti anda berhak untuk naik kelas, menjadi top professional dalam bisnis anda.

Salam Sukses

Hendra Andiarto

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s